1. Rekisterinpitäjä

Forssan Energia Oy
Y-tunnus: 2377767-2
Osoite: Paulinkatu 9, 30420 Forssa
Puhelin: 029 70200 111, www.forssanenergia.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mika Potinkara, myyntijohtaja
mika.potinkara(at)fore24.fi
Puhelin: 040 162 3001

3. Rekisterin nimi

Forssan Energian asiakaspalvelun, laskutuksen, perinnän ja asiakkuusviestinnän asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään Forssan Energian ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä Forssan Verkkopalvelut Oy:n palveluiden tuottamista, asiakassuhteiden hoitamista ja ylläpitoa, laskutusta, palveluiden käytön tutkimista ja palveluiden edelleen kehittämistä, asiakaslehden tilausten hoitamista, suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimuksia varten.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Forssan Energian alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Forssan Energia voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköposti- ja katuosoitteet sekä muut yhteystiedot, henkilötunnus, kieli ja kotimaa
  • Yrityksen yhteyshenkilöiden sekä taloyhtiön isännöitsijän perustiedot
  • Asiakasryhmittely- ja asiakastyyppitiedot, kuten asumismuoto, asiakasryhmä
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjoukset, sopimukset, tuotteet ja palvelut, niiden kytkentä- ja irtisanomispäivä, käyttöpaikan perustiedot, laskutus-, vakuus- ja perintätiedot.
  • Asiakaspalvelupuhelinnumeroihin saapuvien puheluiden tallenteet enintään 12 kk:n ajan sisältäen tiedot vastaanottajasta (asiakaspalvelija), soittajan puhelinnumerosta ja kellonajasta sekä äänitallenteen puhelun sisällöstä
  • Chat-keskustelujen tallenteet enintään 12 kk:n ajan sisältäen käytyjen keskustelujen sisällön ja ajankohdan
  • Forssan Energian Internetpalveluja ja sisältöjä käytettäessä tiedot asiakkaan vierailuajankohdasta, sivuston käytöstä, IP-osoitteesta, selaimesta ja käyttöjärjestelmästä
  • Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Ensisijainen yhteydenottotapa ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
  • Tapahtuma- ja asiakasanalyysitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään sopimusten teon yhteydessä, käytettäessä Forssan Energian palveluja kuten asiakaspalvelukanavia, sähköisiä palveluja, kilpailuja ja kampanjoita tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Rekisterissä olevia tietoja voidaan lainsäädännön niin salliessa päivittää väestörekisteristä ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

Forssan Energia voi täydentää, korjata ja/tai poistaa vanhentuneita, virheellisiä tai epätäydellisiä tietoja oma-aloitteisesti.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Forssan Energia ei luovutta asiakastietoja kolmansille osapuolille ilman asiakkaan kirjallista suostumusta. Forssan Energia voi kuitenkin luovuttaa asiakastietoja alihankkijoilleen kohdan 4. mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Näissä tilanteissa tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle muun lainsäädännön sen salliessa henkilötietolain 22 §, 22a § ja 23 § mukaisesti. Forssan Energia huolehtii aina riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin ratkaisuin. Tietokantaan pääseminen on rajattu vain välttämättömille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa ja käyttö edellyttää erikseen myönnettyä käyttäjätunnusta sekä henkilökohtaista salasanaa.

Rekisteriä, joka ei ole sähköisessä muodossa, säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on rajattu vain välttämättömille henkilöille heidän työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Forssan Energia Oy / Potinkara
Paulinkatu 9
30420 Forssa

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisteröityä koskeva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Forssan Energia Oy / Potinkara
Paulinkatu 9
30420 Forssa

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 §:n mukaisesti oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tällaiset kiellot voi esittää asiakaspalveluun kirjallisesti tai sähköpostitse:

Forssan Energia Oy
Paulinkatu 9
30420 Forssa
asiakaspalvelu@fore24.fi

Pykälien 10, 11 ja 12 mukaiset pyynnöt voidaan myös esittää Forssan Energia Oy:n toimistolla.

Forssan Energia pitää itsellään oikeuden päivittää tai muuttaa tätä selostetta tarpeen mukaan palveluiden kehittyessä. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutstumaan tähän selosteeseen säännöllisesti.